Василь Росада, «Вчасно.ТТН»: Важливо розуміти, яка бізнес-логіка найчастіше зустрічається у клієнтів, щоб зробити сервіс найбільш універсальним

Керівник сервісу «Вчасно.ТТН» розповів про практичний досвід переходу компаній (в тому числі ритейлерів) на електронні товарно-транспортні накладні, що вже працюють, а стануть обов’язковим через пів року після закінчення воєнного стану.

Мінрозвитку та Укртрансбезпека вже почали тестувати електронні перевізні документи, а до кінця 2026 року паперові ТТН мають повністю зникнути зі сфері автоперевезень. У зв’язку з цим RAU поговорила з керівником «Вчасно.ТТН» Василем Росадою про те, як відбуваються зміни, що вже вдалося зробити і з якими труднощами стикаються бізнеси під час переходу на електронні ТТН.

- «Вчасно.ТТН» став першим в Україні акредитований провайдером еТТН. Що це означає для проєкту?

- Ми першими з усіх провайдерів успішно завершили державну акредитацію й офіційно підключились до центральної бази даних (ЦБД). Наказ про акредитацію оприлюднило Міністерство розвитку громад і територій. Відтепер компанії, які працюють із «Вчасно», можуть офіційно впроваджувати електронні ТТН у своєму бізнесі та підготуватись до обов’язкового переходу на еТТН в Україні. Ми зареєстрували першу повноцінну еТТН у центральній базі даних. Це лише перший, але надважливий крок у великому проєкті. У 2026 році очікуємо на значні зміни.
Ми — великий екосистемний гравець і надійний цифровий партнер для бізнесу. У нас понад 1,3 млн клієнтів, і для них принцип «усе в одному місці» справді працює: користуватися кількома сервісами одного провайдера простіше й зручніше. Ми стали першим акредитованим провайдером не випадково — у нас сильний продукт, досвідчена команда інтеграції та реальний практичний досвід впровадження еТТН для клієнтів. Нам довіряє держава, бо з нами працюють найбільші компанії України.

- Які головні перестороги, чому компанії сумніваються щодо впровадження еТТН?

- Найчастіше бізнес відкладає впровадження просто тому, що еТТН поки не є обов’язковою на рівні держави. Працює логіка «зробимо потім, коли змусять». Друга велика причина — складність самого процесу. Електронна ТТН зачіпає не лише компанію, а й водіїв, перевізників, логістичних партнерів, які часто є найманими або сторонніми особами. Через це впровадження може зупинятися навіть у тих, хто вже почав рухатися в цьому напрямку.
Також багато сумнівів виникає через нерозуміння. Бізнесу не завжди очевидно, як саме державні вимоги впливають на роботу з ТТН і що конкретно потрібно міняти у внутрішніх процесах. Коли немає чіткої картини, простіше поставити проєкт «на паузу», ніж розбиратися з ним тут і зараз.

- Навіщо ТТН бізнесу? Що це йому дає?

- Електронна ТТН — це насамперед про порядок і швидкість. Для багатьох компаній паперова ТТН досі залишається єдиним документом, який буквально «їздить» разом із вантажем, тоді як усе інше вже давно в цифрі. Перехід на еТТН допомагає прибрати цей архаїчний шматок і вирівняти процеси.
Автоматизація знімає з команди багато рутинної роботи: менше ручного заповнення, дзвінків і перевірок. Документи швидше закриваються — а це напряму впливає на швидкість розрахунків за перевезення. Бізнес отримує гроші раніше, без зайвих затримок.
Окремий плюс — економія. Менше паперу, витрат на друк, техніку й людського часу. І водночас — порядок у документах: усі ТТН зберігаються онлайн, їх легко знайти й швидко вивантажити у разі податкової перевірки. У результаті компанія витрачає менше ресурсів і має більше контролю над процесом.
Плюс зменшення ризиків втратити цю документацію через пожежу чи «прильот», бо вся інформація зберігається в хмарі. Ба більше - клієнти розповідають, що тепер значно спростилися перевірки від податкової. Бо не треба діставати 80 ящиків з паперами, а замість них – флешка, де в структурованому порядку, який контролери вимагають, зберігається вся документація. Це суттєво спрощує роботу з документообігом взагалі.

- Минулого літа вийшов новий мобільний застосунок «Вчасно.ТТН». Водіям це спростило роботу?

- Новий мобільний застосунок ми запустили як обов'язкову частину продукту – для водіїв, у яких є лише смартфон. Бо вони мають накладати електронний підпис в дорозі чи на складі (створити коригуючий акт, коли є розбіжності в поставці чи зафіксувати перевантаження у разі поломки машини). Тут не вийде, як на комп’ютері, завантажити якийсь ключ і накласти підпис, задати пароль. Наш застосунок дозволяє видавати ключі (КЕП) водіям, що зареєструвалися в системі через Дія або Bank-ID. Що значно спрощує роботу водія, який не є фахівцем у фінансах чи технологіях. І це фактично розблокувало наших клієнтів і вони почали їздити з еТТН. Бо тепер водій може підписати одразу кілька ТТН за раз (наприклад, на одній точці товар прийняли кілька магазинів).

- Планувалося розширити функціонал, щоб водії могли створювати супровідні документи — зокрема коригувальні акти до е-ТТН. Чи реалізовано вже це рішення?

- Так, у сервісі «Вчасно.ТТН» коригувальні акти вже можна створювати. Що стосується мобільного застосунку, то там цей функціонал зараз у доопрацюванні й з’явиться найближчим часом.

- Чи можна вже підписувати документи навіть без доступу до інтернету, наприклад, у полі?

- Поки що ні — для підписання все ж потрібен хоча б мінімальний доступ до інтернету. Кожен підпис має одразу фіксуватися в центральній базі даних, і без з’єднання це просто не спрацює.
На практиці це рідко стає критичною проблемою. На складах інтернет зазвичай є, протескладніше буває хіба що під час перевезень із поля. Але і там компанії знаходять рішення — використовують мобільний інтернет або Starlink. Тож у реальному житті ця вимога зазвичай не зупиняє роботу з еТТН.

- Що важливо саме для ритейлерів?

- У ритейлу своя логіка роботи. Якщо для логістичних компаній ключовим часто є час завантаження і розвантаження загалом, то для ритейлерів критично важливий саме момент вивантаження.
Наприклад, рампа торгового центру може бути доступна для конкретного постачальника лише з 10:00 до 10:30. Під це вікно логіст заздалегідь будує маршрут і графік. Тому можливість швидко підписати електронні документи стає принциповою — без затримок і зайвих дій. Це дозволяє чітко відпрацювати всі процеси і не зірвати постачання через формальності.
Для ритейлу у “Вчасно” є гарне рішення для магазинів - налаштування, де працівники одного магазину бачать лише свої еТТН, а для офісних працівників чи бухгалтерії доступні всі документи з усіх магазинів та можливість пов'язувати їх в один ланцюг з іншими електронними документами (наприклад видатковими накладними) і архівувати потім.Тобто увесь ланцюг електронних документів в одному архіві.

- У ритейлі часто багато логістичних партнерів. Наскільки легко підключати підрядників до е-ТТН і які інструменти допомагають мотивувати їх перейти в цифру?

- Частково цьому допомагає сама держава — еТТН поступово стане обов’язковою, і ритейлери це розуміють. Ми допомагаємо їм розібратися і підключити партнерів. Іноді ритейлери беруть ще одного провайдера на випадок непередбачуваних ситуацій.
Ще важливо, що цифрові ТТН ставлять усіх перевізників у рівні умови. Зараз із паперовими документами деякі компанії працюють не зовсім прозоро, а еТТН робить процес зрозумілим і відкритим для всіх.

- Чи може ритейлер отримувати аналітику з е-ТТН: час доставки, частоту затримок, дані по водіях і перевізниках? Як це впливає на операційну ефективність?

- ТТН, по суті, є документом, який фіксує точку завантаження, час, коли водій поїхав, час прибуття, час вивантаження. На основі цих даних компанія може будувати якісь свої маршрутизатори, наприклад. Планувати шляхи доставки, або планувати час. Наприклад, розуміючи, що в будні дні доставка з Софіївської Борщагівки до метро Либідська займає від 2 до 3 годин. Але це все робиться за допомогою додаткової внутрішньої аналітики компанії і програм, якими в ній користуються. Тому вони беруть ці дані, а потім вже з ними працюють, як їм треба.

- Для ритейлу критично важливо, щоб документи не підроблялися. Як цифровий формат мінімізує ризики фальсифікацій, підмін і шахрайства?

- Дуже просто. ТТН видалити з бази неможливо. Наприклад, відправник наклав підпис в ТТН на певний товар і коли водій його прийняв – наклав свій електронний підпис. Тепер відповідальність за товар на водії. І якщо щось змінилося, то відповідальність на перевізнику. Відповідно, коли водій приїхав, ніхто не може просто так внести зміни і привезти замість 5000 смартфонів тільки 3000. Водій не буде брати на себе таку відповідальність і перевірить наявність ще при завантаженні.
Також електронний підпис не можна підробити, на відміну від паперового документу. Анулювати зареєстрований документ можна лише додатковим актом, з доповненням, але не можна просто видалити цей запис.

- Які інструменти або спрощення ви розглядаєте саме для ритейлерів у наступних оновленнях (маршрути, внутрішня логістика, супутні документи тощо)?

- У нашому сервісі до ТТН вже можна прикріпити супровідні документи у PDF — сертифікати, договори чи інші потрібні файли. Далі ми плануємо розширювати функціонал, щоб робота з ТТН була зручнішою для водія, перевізника, логіста і отримувача.
Система Вчасно побудована так, щоб користувач, маючи один із сервісів, одразу міг підключити й інші. Це зручно: простіше мати справу з одним провайдером для всього — від електронного документообігу до програмної каси чи цифровізованих кадрів — ніж з десятьма різними компаніями.

- З 2019 року в Україні триває проєкт із впровадження еТТН. Коли вперше сервіс цифрових рішень для бізнесу “Вчасно” запропонував усім охочим впровадження цього інструменту?

- Ми почали працювати над проєктом одразу, як тільки заговорили про новий закон. Потім повномасштабна війна тимчасово призупинила роботу, а з 2023 року з’явився перший сервіс, де клієнти могли створювати еТТН. Він відповідав тодішнім вимогам закону і згодом кілька разів оновлювався.
Цього року вийшла друга версія сервісу та мобільного додатку, де врахували всі зміни у формі стандартної еТТН і побажання перших клієнтів, щоб легко інтегрувати сервіс з їхніми обліковими системами. Клієнти постійно питають, чи враховані останні зміни, щоб уникнути штрафів. На практиці активне використання еТТН у реальних перевезеннях почалося у 2025 році.
Зараз уже точно зрозуміло: цей процес невідворотний. В державі багато що зроблено, є тестове середовище центральної бази даних, яке прийматиме всі еТТН. Тож це лише питання часу — і за планом усе має бути завершено до кінця 2026 року.

- Що треба ще доробити?

- Потрібно зробити електронні коригувальні акти для змін у ТТН — щоб усі учасники перевезення могли підписати зміни. Крім того, ще створюють електронні форми для підакцизних товарів, палива, м’яса, молока та хліба. Базова форма еТТН, яка покриває більшість ринку і ритейл, вже готова — зараз триває фінальне тестування провайдерів.

- Скільки компаній вже скористалися цим сервісом та які відгуки ви отримали?

- Десятки компаній уже працюють із сервісом, ще приблизно стільки ж тестують або впроваджують його. Це не тільки ритейл, а й аграрні компанії та логісти.
Головне зауваження від користувачів — складність впровадження. Це не про наш сервіс, а про сам процес: поки що законодавство не зовсім чітке, і компаніям доводиться перебудовувати внутрішні процеси, щоб перейти на цифрові документи.

- Що мається на увазі?

- На відміну від інших документів, ТТН задіює майже всі відділи компанії — логістику, склад, юристів, бухгалтерію, продажі, фінанси. Щоб перейти на електронні ТТН, спочатку треба перебудувати внутрішні процеси: хто за ким підписує документи, як працювати з електронним підписом для водіїв, перевізників і отримувачів. Це найскладніше для компаній, але коли процес налагоджений, саме ті, хто спершу опирався, стають головними прихильниками цифровізації — бо вони раніше робили найбільше паперової роботи.

- Чи довелося щось доопрацьовувати?

- Так, для перших клієнтів ми багато чого адаптували. Наприклад, ТТН передбачає три підписи — відправника, перевізника і отримувача. На практиці компаній може бути більше, бо задіяні різні відділи. Ми врахували це і зробили сервіс гнучким, щоб підписи могли ставити і водії, і співробітники компанії, і отримувач у зручний для них спосіб.

- Мінрозвитку та Укртрансбезпека до кінця 2026 року планують повний перехід на електронний формат документів в автоперевезеннях. Чи очікуєте ви пришвидшення з боку бізнесу переходу на еТТН?

- Так, звісно. Будь-які кроки держави стимулюють бізнес, бо клієнти можуть обрати логістів, які вже працюють у цифрі. Ми вже перший акредитований провайдер і можемо підключати бізнес до повноцінного сервісу еТТН. Основна база запрацює в травні 2026 року. Очікуємо більше навантаження, тому вже розширюємо підтримку й робимо її цілодобовою. Раніше сервіс тестували великі компанії зі своїми IT-відділами, а для масового використання потрібно більше допомоги клієнтам.

- Як ви бачите роль «Вчасно.ТТН» у масштабнішому контексті: цифровізація логістики та документообігу в Україні?

- По-перше, еТТН – це частина великої цифрової екосистеми сервісів. Адже ТТН є тільки однією з ланок ланцюга якихось інших документів господарської діяльності. Тобто ми починаємо з інтеграції електронного документообігу (ЕДО), це флагманський продукт. Звісно, для логістичного сектору та ритейлу еТТН – це основний ключовий документ. І в планах є додавати екстра сервіси, які зможуть використовувати логісти. На жаль, поки не можу про це говорити більш детально.
На відміну від оформлення інших документів, у цій царині держава регулює все, тому будемо конкурувати якістю сервісу, якістю продукту, а не ціною. Плануємо бути постачальником №1 на електронну ТТН і рухаємося в цьому напрямку.